Cartera

Para qué sirve

Cartera es la lista de a quién le vende la empresa: grupos, clientes y leads, con su vendedor, su contacto principal y las fechas que importan (próximo evento de agenda, creación y última interacción). Desde aquí se reparte la cartera entre vendedores, se crean leads nuevos y se abre la ficha del cliente, que junta todo lo que se sabe de él.

Se abre desde el acceso Cartera de la barra de arriba o desde la búsqueda global.

Búsqueda global

La caja de arriba busca en toda la entidad por nombre, código, NIT, DPI, teléfono, dirección o correo, y separa lo que encuentra en Grupos, Clientes y leads y Contactos:

• Busca cada palabra por separado y en cualquier orden: “CRUZ GUILLERMO” encuentra a “GUILLERMO CRUZ”. No distingue mayúsculas ni acentos.
• Primero salen los nombres iguales a lo escrito o que empiezan con eso.
• Cada sección dice cuántas coincidencias hay en total; se ven las primeras cinco y Ver más trae las siguientes hasta que salen todas.
• Cada resultado dice quién lo atiende. Los que no son tuyos aparecen marcados Sin acceso y no se abren, salvo los que no tienen vendedor: esos los abre cualquiera para asignárselo.
• Un cliente o un contacto abre la ficha del grupo ya puesta en ese cliente.
• Si el cliente tiene código, sale antes del nombre (E-0025 | COMERCIAL EJEMPLO SOCIEDAD ANONIMA): dos clientes con el mismo NIT se distinguen por el código.

La lista

Qué se ve

• Tres pestañas: Todos, Leads y Clientes. Quien no puede ver grupos solo ve la de leads.
• Una tabla con Grupo, Cliente/Lead, Vendedor, Contacto, Agenda (el próximo evento y en cuántos días), Creación e Interacción (fecha y hace cuántos días). En el teléfono cada fila es una tarjeta.
• Paginación al pie.

Qué se puede hacer

• Buscar por grupo, lead (nombre o código) o contacto. La columna Cliente/Lead muestra el código del cliente antes del nombre cuando lo tiene.
• Filtrar (botón Filtros) por:
  • fecha: última interacción, fecha de creación o agenda futura, con un rango desde/hasta;
  • vendedor, o Sin vendedor para ver lo que nadie atiende;
  • Workflow: solo lo que está dentro de una automatización en curso;
  • un campo personalizado y su valor;
  • categoría de cliente.
• Abrir la ficha de un cliente tocando su fila (si la persona puede ver ese detalle).
• Seleccionar filas (una por una o todas las visibles) y, con un vendedor elegido:

  • Asignar ese vendedor a los grupos seleccionados (no aparece en la vista de un vendedor);

  • Reasignar: cambiar el vendedor de los grupos seleccionados por el elegido, junto con sus leads, contactos y chats. Quien administra quita a todos los vendedores anteriores. Un vendedor solo se quita a sí mismo:

    • con supervisor, solo puede pasarle sus clientes a los vendedores que tienen su mismo supervisor;
    • sin supervisor, puede pasárselos a cualquier otro vendedor de la entidad, y Boost les avisa a los administradores.

    La lista de vendedores ya muestra solo a quienes puede pasárselos;

  • Desasignar: quitar al vendedor de los grupos seleccionados y, en cascada, de todos sus leads y contactos. No se puede deshacer. Si la entidad lo exige, pide elegir el motivo (una etiqueta de cliente) antes de confirmar.

• Acciones de la fila (menú …): una barra de cinco íconos con los contactos y clientes del grupo de esa fila:
  • Agendar: elegir un contacto (o un lead sin contacto) abre la Agenda con el formulario de nuevo evento ya puesto con su grupo, su lead y su contacto;
  • Chat: abre el chat del contacto en Interacciones;
  • Llamar: solo los contactos con teléfono o WhatsApp; abre la llamada en el dispositivo;
  • Catálogo: abre el catálogo para ese lead o cliente;
  • Ubicación: guarda tu ubicación actual como una nota en el chat del contacto elegido (el cliente no la ve). El navegador pide permiso para usar la ubicación; si se niega o no hay señal, Boost lo avisa.
• Nuevo lead: nombre del lead (obligatorio), nombre de contacto, teléfono, WhatsApp, correo, NIT y dirección. Boost crea al mismo tiempo el grupo con el mismo nombre y el contacto.

Quién puede

• Entrar: quien puede ver la lista de leads o la de clientes.
• Ver clientes y abrir la ficha: quien puede ver grupos.
• Asignar y reasignar: quien puede asignar vendedores y administrar las asignaciones de grupos. Un vendedor con esos permisos solo reasigna.
• Desasignar: solo administradores (o super administradores) que además pueden editar grupos.
• Nuevo lead: quien puede crear grupos, leads y contactos.
• Un vendedor ve su propia cartera; qué filas aparecen lo decide el servidor con el alcance del rol.

La ficha del cliente

Arriba está el nombre del grupo (editable desde la pestaña Detalles), el botón Desasignar para quien puede editar el grupo y un acceso al Catálogo con ese cliente ya elegido. Debajo, seis pestañas.

Si el grupo no tiene vendedor, en lugar de Desasignar aparece Asignar y un aviso debajo del nombre. Cualquiera que entre (vendedor, supervisor o administrador) puede asignárselo: queda como vendedor del grupo y, en cascada, de sus leads, contactos y chats, sin quitarle nada a nadie. Mientras no sea suyo, la ficha se ve en solo lectura: no se edita, no se cobra y no se abre el catálogo. Si otra persona lo tomó antes, Boost lo avisa y basta recargar. Fuera de Histórico, un selector permite elegir con qué beneficiario (el cliente de Zauru del grupo) se trabaja.

Histórico

Tres vistas:

• Facturación: el resumen histórico de lo que se le ha facturado (sin facturas anuladas). La Compra del mes es lo facturado en el mes en curso. El Promedio de compra es lo que compra en un mes cerrado: el total facturado en los meses ya cerrados dividido entre los de esos meses en que tuvo al menos una factura; el mes en curso no entra, porque va a medias. Diferencia compara la compra del mes contra ese promedio. Los meses son de Guatemala: el 1 a las 00:00 el mes que terminó ya cuenta como cerrado y la ficha lo refleja al volver a abrirla (o a la pestaña).
• Supercategorías: lo comprado agrupado por supercategoría de producto.
• Compras recurrentes: lo que compra seguido y cada cuánto (última compra, días promedio, días desde la última compra, existencias), para saber qué le toca reponer. Solo aparece si la entidad la activó.

Facturas

Las facturas del cliente con referencia, beneficiario, monto, saldo y cantidad de ítems; cada una abre su detalle. Cuántos meses hacia atrás se consultan lo decide la entidad; si lo apagó, la pestaña queda vacía.

El detalle de factura muestra arriba el número de la factura, el término de pago, la agencia que la emitió, el vendedor de la factura (el de Zauru, aunque no tenga usuario en Boost; Sin vendedor si no tiene) y la fecha; abajo, cada línea con cantidad, producto y precio (con serie o lote cuando aplica). Si la factura tiene campos personalizados con respuesta (por ejemplo, la encuesta que un workflow le hizo al cliente sobre esa compra), aparecen en su propia sección; si no tiene ninguno, la sección no se muestra.

Detalles

• Información general: nombre, categoría, vendedor asignado, moneda, días de validez de las cotizaciones, teléfono, WhatsApp, correo, dirección de entrega y referencia.
• Información fiscal: NIT, DPI, dirección fiscal, correo de facturación, si es extranjero o cliente de exportación. Si la entidad lo configuró, Boost busca el nombre a partir del NIT o del CUI mientras se escribe.
• Contactos: agregar, editar y quitar contactos del lead.
• Campos personalizados del grupo, del lead y de cada contacto, incluidos archivos (que Boost optimiza después de subirlos).
• Los cambios quedan pendientes hasta Guardar.

Pagar

Lo que el cliente debe: facturas sin pagar y órdenes sin facturar (según lo que la entidad incluya), con totales de deuda, vencido y por vencer en 8, 15 y 30 días. Para registrar un cobro se eligen uno o varios documentos, el método de pago, la agencia y la fecha, y opcionalmente número de documento, memo y hasta dos imágenes del comprobante. El cobro se registra en Zauru, confirmado o sin confirmar según Configuraciones → General → Pagos. Si la entidad configuró la impresión del pago, al crearlo se abre una pestaña con el pago en Zauru listo para imprimir; si el navegador la bloquea, el aviso de éxito trae el link Imprimir pago.

Cotizaciones

Las cotizaciones del cliente, filtradas por Abiertas, Aprobadas o Descartadas, con fecha, vendedor, productos, total y días transcurridos. En cada una:

• Copiar link de pago (Boost lo genera y lo deja en el portapapeles);
• Ir a Interacciones si el cliente tiene conversación;
• Duplicar la cotización;
• Editar (abre la cotización en el catálogo);
• Ver la página de la cotización, la misma que abre el cliente.

Órdenes

Las órdenes del cliente con las mismas columnas. En cada una: copiar el link de pago de la orden, ir a Interacciones, editar la orden en el catálogo y ver su detalle. Cuánto historial de órdenes se muestra depende de la configuración de la entidad.

Quién puede, en la ficha

• Abrirla: quien puede ver grupos.
• Editar nombre, detalles y desasignar: quien puede editar grupos.
• Ver, crear y editar contactos: los permisos de contactos correspondientes.
• Ver y editar los campos personalizados del lead: los permisos de leads.
• El acceso al Catálogo aparece solo para quien puede ver el catálogo.

Se configura en

Configuraciones → Cartera: etiquetas de cliente y motivo obligatorio al desasignar, vendedor exclusivo por cliente, meses de histórico de facturas, qué entra en Pagar, compras recurrentes, término de pago para clientes nuevos y la búsqueda de nombre por NIT/CUI.